Politique de confidentialité
1. Qui sommes-nous
Orbia (« Orbia », « nous ») est un système de gestion exploité par Patric Ducharme, au Québec. Orbia aide des entreprises et des familles à gérer leurs tâches, réunions, événements, courriels, messages, achats, finances et activités quotidiennes à l’aide d’un assistant personnel. La présente politique s’applique au site orbiasystemedegestion.com et à l’application Orbia (par exemple location.orbiasystemedegestion.com).
2. Responsable de la protection des renseignements personnels
Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25), la personne responsable de la protection des renseignements personnels est :
Patric Ducharme, directeur général
Courriel : confidentialite@orbiasystemedegestion.com
Pour toute question, demande d’accès, de rectification ou de suppression, ou pour une plainte, écrivez à cette adresse. Nous répondons dans un délai de 30 jours.
3. Renseignements que nous recueillons
| Catégorie | Exemples | Source |
|---|---|---|
| Compte et identité | Nom, adresse courriel, rôle, entreprise, photo de profil | Vous ou votre employeur |
| Contenu de gestion | Tâches, réunions, événements, budgets, commandes, fournisseurs, notes, documents | Vous et les membres de votre équipe |
| Coordonnées de l’équipe | Nom, courriel, numéro de cellulaire, rôle des employés et partenaires | L’entreprise cliente |
| Photos et fichiers | Photos de factures et de reçus, logos, visuels, documents téléversés | Vous |
| Communications | Courriels, messages Messenger et Instagram, transcriptions de réunions, selon les services que vous connectez | Services connectés (Google, Meta) |
| Volet personnel (facultatif) | Agenda familial, listes, repas, entraînements, dépenses de la maison | Vous |
| Données techniques | Journaux de connexion, adresse IP, type d’appareil, horodatage des actions | Automatique |
Nous recueillons seulement les renseignements nécessaires aux fins indiquées ci-dessous.
4. Pourquoi nous les utilisons
- Fournir les services d’Orbia : organiser les tâches, les réunions, les événements, les commandes et les finances de votre entreprise ou de votre famille.
- Permettre à l’assistant personnel de comprendre vos demandes et de les exécuter, à votre demande.
- Préparer des réponses proposées aux courriels et aux messages reçus, que vous approuvez avant l’envoi (sauf si vous activez vous-même la réponse automatique).
- Envoyer des avis (courriel ou texto) aux membres de votre équipe lorsqu’une tâche leur est confiée, si vous activez cette option.
- Assurer la sécurité, prévenir la fraude, corriger les erreurs et améliorer le service.
- Respecter nos obligations légales.
Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements. Nous ne les utilisons pas pour de la publicité ciblée. Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé qui produirait des effets importants à votre égard.
5. Données provenant de Google (Gmail, Google Agenda, Google Meet)
Si vous connectez un compte Google à Orbia, et seulement avec votre autorisation explicite, Orbia peut :
- Gmail : lire les courriels de la boîte connectée pour les afficher dans Orbia, rechercher les réponses déjà envoyées sur un même sujet afin de proposer une réponse, et envoyer les réponses que vous approuvez;
- Google Agenda : créer les invitations aux réunions que vous planifiez dans Orbia;
- Google Meet : créer l’espace de réunion et lire la transcription et l’enregistrement des réunions créées par Orbia, pour produire le compte rendu et les tâches proposées.
L’utilisation et le transfert, par Orbia, des informations reçues des API Google respectent le Règlement sur les données utilisateur des services d’API Google, y compris les exigences d’utilisation limitée (« Limited Use »). Concrètement : ces données servent uniquement à fournir les fonctions visibles dans Orbia; elles ne sont ni vendues, ni utilisées pour de la publicité, ni lues par des humains (sauf avec votre accord, pour des raisons de sécurité ou de conformité à la loi), et elles ne servent pas à entraîner des modèles d’intelligence artificielle généraux.
Vous pouvez déconnecter un compte Google en tout temps dans Orbia (Courriels → Déconnecter) ou depuis myaccount.google.com/permissions.
6. Données provenant de Facebook et d’Instagram
Si l’administrateur d’une page Facebook ou d’un compte Instagram professionnel connecte cette page à Orbia, Orbia peut recevoir et lire les messages envoyés à la page, consulter l’historique des conversations de la page afin de proposer des réponses cohérentes, et envoyer les réponses approuvées (ou automatiques, si l’entreprise l’a activé). Ces données servent uniquement à répondre aux personnes qui écrivent à la page. Nous respectons les conditions de la plateforme Meta. Pour la suppression de ces données, voir la section 13.
7. Intelligence artificielle
L’assistant personnel d’Orbia utilise des modèles d’intelligence artificielle fournis par Anthropic (Claude) pour comprendre les demandes, rédiger des réponses, lire des factures et produire des comptes rendus. Les textes nécessaires sont transmis à ce fournisseur pour traitement, par une connexion chiffrée; selon ses conditions commerciales, ces données ne servent pas à entraîner ses modèles. Les réponses proposées par l’assistant peuvent contenir des erreurs : elles sont présentées pour être vérifiées par une personne avant leur envoi.
8. Communication de renseignements à des tiers
Nous communiquons des renseignements seulement aux fournisseurs nécessaires au fonctionnement d’Orbia, liés par contrat à des obligations de confidentialité et de sécurité :
| Fournisseur | Rôle |
|---|---|
| Cloudflare | Hébergement, base de données, stockage des fichiers, protection de l’accès |
| Anthropic | Intelligence artificielle de l’assistant personnel |
| Gmail, Google Agenda, Google Meet (si vous les connectez) | |
| Meta | Messenger et Instagram (si une page est connectée) |
| Twilio | Envoi des textos d’avis aux membres de l’équipe |
| Metricool | Planification et publication sur les réseaux sociaux |
Nous pouvons aussi communiquer des renseignements lorsque la loi l’exige ou le permet. Les fournisseurs de bons de commande reçoivent seulement le bon de commande que vous leur envoyez.
9. Hébergement et communication à l’extérieur du Québec
Certains de nos fournisseurs traitent ou hébergent des renseignements à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis et ailleurs au Canada. Avant une telle communication, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée (sensibilité des renseignements, fins, mesures de protection et régime juridique applicable) et nous nous assurons, par contrat, que les renseignements bénéficient d’une protection adéquate.
10. Conservation
Nous conservons les renseignements tant que votre compte est actif et que les renseignements sont nécessaires aux fins indiquées. Les renseignements financiers peuvent être conservés le temps exigé par les lois fiscales (habituellement six ans). Lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, les renseignements sont supprimés ou anonymisés de façon sécuritaire.
11. Sécurité
- Accès protégé par authentification; chaque personne voit seulement les entreprises et les données auxquelles elle a droit.
- Connexions chiffrées (HTTPS); jetons d’accès aux services connectés (Google, Meta) chiffrés dans nos systèmes.
- Journal des actions importantes; liens publics (bons de commande, envoi de factures) longs, imprévisibles et révocables.
- En cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées, et nous tenons un registre des incidents, comme l’exige la loi.
12. Vos droits
Vous pouvez en tout temps :
- demander l’accès à vos renseignements et en obtenir une copie, y compris dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité);
- demander la rectification de renseignements inexacts ou incomplets;
- retirer votre consentement, par exemple en déconnectant un service (Google, Facebook) ou en désactivant les avis par texto;
- demander la suppression de vos renseignements ou la cessation de leur diffusion;
- être informé des renseignements utilisés pour une décision automatisée et présenter vos observations.
Écrivez à confidentialite@orbiasystemedegestion.com. Nous pourrions devoir vérifier votre identité avant de répondre.
13. Suppression de vos données
Pour demander la suppression de vos données, y compris les données provenant de Google, de Facebook ou d’Instagram :
- écrivez à confidentialite@orbiasystemedegestion.com avec l’objet « Demande de suppression de données », en indiquant votre nom, votre courriel et, s’il y a lieu, la page Facebook ou le compte concerné;
- nous confirmons la réception, puis nous supprimons les données visées dans un délai de 30 jours, sauf celles que la loi nous oblige à conserver;
- vous recevez une confirmation écrite de la suppression.
Vous pouvez aussi retirer immédiatement l’accès d’Orbia : pour Google, dans vos autorisations Google; pour Facebook, dans Paramètres → Sécurité et connexion → Applications et sites web. Les données déjà reçues sont alors supprimées sur demande, selon la procédure ci-dessus.
14. Témoins (cookies)
Orbia utilise seulement des témoins essentiels à la connexion et à la sécurité, ainsi que des préférences enregistrées dans votre navigateur (par exemple l’entreprise affichée). Nous n’utilisons aucun témoin publicitaire ni de pistage par des tiers.
15. Personnes mineures
Orbia s’adresse aux entreprises et aux adultes. Les renseignements d’une personne de moins de 14 ans ne sont recueillis qu’avec le consentement du titulaire de l’autorité parentale, par exemple lorsqu’un parent l’ajoute dans son volet familial.
16. Modifications et plaintes
Nous pouvons modifier cette politique; la date de mise à jour figure en haut de la page et les changements importants sont communiqués aux utilisateurs. Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.